Organiser un voyage d’affaires : comment simplifier (vraiment) la logistique ?
Vous aussi, vous avez parfois l’impression que l’organisation d’un déplacement professionnel s’apparente à un vrai parcours du combattant ? Entre les réservations de transports, l’hébergement, la gestion des plannings, des dépenses, des imprévus… il est tout à fait normal de se sentir débordé(e).
La bonne nouvelle ? Aujourd’hui, il est tout à fait possible de simplifier la gestion des voyages d’affaires, à condition d’adopter les bons outils et les bonnes pratiques. Finie l’époque où l’on devait tout gérer soi-même, ou passer par des agences classiques aux process rigides et chronophages.
Avec des solutions modernes et un accompagnement expert, gagner du temps, réduire les coûts et voyager en toute sérénité devient enfin accessible.
Pourquoi bien gérer ses déplacements professionnels est essentiel ?
Un voyage d’affaires est un déplacement effectué dans un cadre professionnel. Il peut se dérouler dans une autre ville, un autre pays ou même sur un autre continent.
Mais derrière cette apparente simplicité se cache une logistique complète à anticiper :
- réservations (transport, hôtel, voiture),
- gestion des dépenses et du budget,
- adaptation au planning professionnel,
- sécurité du voyageur,
- réponse aux imprévus (annulations, retards, contraintes sanitaires...).
Une mauvaise organisation peut générer du stress, faire perdre un temps précieux ou engendrer des surcoûts importants. À l’inverse, une bonne gestion des déplacements permet de :
- gagner en productivité,
- maîtriser les coûts,
- offrir plus de confort et de sécurité aux collaborateurs,
- respecter les obligations légales (notamment en matière de sécurité).
Les 7 fondamentaux pour bien gérer ses voyages d’affaires
1. Centraliser toutes les réservations sur une seule plateforme
Réserver un billet d’avion sur un site, l’hôtel sur un autre, la voiture ailleurs… ce modèle éclaté est source de confusion, de perte de temps et de factures dispersées.
Avec Voyages C. Mathez, vous bénéficiez d’une plateforme unique, intégrant tous les services essentiels :
- Vols,
- Trains,
- Hôtels,
- Locations de voiture.
Tous vos éléments de voyage sont regroupés, vos justificatifs sont centralisés, et votre organisation gagne en simplicité, en visibilité et en cohérence.
2. Choisir des prestations flexibles
Un client qui reporte un rendez-vous, un collaborateur malade, un imprévu de dernière minute : dans le monde du travail, tout peut changer en quelques heures.
C’est pourquoi nous vous conseillons de privilégier les billets et hébergements avec conditions flexibles. Cela vous permet d’ajuster vos réservations ou d’être remboursé partiellement, sans stress.
3. Mettre en place une politique voyages claire
Une politique de voyage est un document de référence qui définit les règles à suivre pour réserver un déplacement :
- budgets à respecter,
- modes de transport autorisés,
- partenaires référencés,
- processus de validation…
Chez Voyages C. Mathez, nous vous aidons à structurer une politique claire, compréhensible, et facile à adopter par tous les collaborateurs.
💡 Nous proposons également des outils intégrant directement votre politique dans la plateforme, pour que chaque réservation soit automatiquement conforme.
4. Garantir la sécurité des salariés en déplacement
Le devoir de diligence (ou "duty of care") oblige les entreprises à garantir la sécurité de leurs collaborateurs, y compris en déplacement.
Nous vous aidons à mettre en place une véritable stratégie de gestion des risques :
- géolocalisation des voyageurs en temps réel,
- alertes personnalisées en cas de grève, intempéries, troubles politiques ou sanitaires,
- assistance 24h/24, 7j/7,
- gestion des visas et des assurances professionnelles.
🛡️ Avec Voyages C. Mathez, vous montrez que le bien-être et la sécurité de vos équipes sont une priorité — et c’est aussi un levier fort de fidélisation.
5. Favoriser des déplacements plus responsables
La transition écologique concerne aussi le secteur des déplacements professionnels. Il est aujourd’hui essentiel de réduire l’empreinte carbone des voyages.
Comment ? Par exemple :
- en privilégiant le train chaque fois que possible,
- en sélectionnant des hébergements éco-labellisés,
- en compensant les émissions carbone des trajets en avion.
🌱 Nous vous accompagnons dans la mise en œuvre de voyages plus durables, et nous proposons des solutions de compensation environnementale pour vos trajets.
6. S’appuyer sur un service client fiable et réactif
Les aléas de voyage sont fréquents. Ce qui fait la différence, c’est la capacité à réagir vite.
Chez Voyages C. Mathez, notre service d’assistance H24 est disponible par téléphone, email et application mobile.
Nous assurons :
- la modification rapide de vos réservations,
- la prise en charge en cas de vol annulé ou retardé,
- l’accompagnement en situation d’urgence.
👥 Un véritable filet de sécurité pour vos voyageurs et un soulagement pour votre équipe Travel ou RH.
7. Exploiter un outil de reporting performant
Une bonne gestion des voyages passe aussi par une analyse régulière. Grâce à nos outils de reporting intégrés, vous pouvez suivre :
- le nombre de voyages effectués,
- les dépenses par poste, par collaborateur, par destination,
- le taux de respect de la politique voyages,
- les axes d’amélioration pour réduire les coûts ou limiter l’empreinte carbone.
📊 Tous vos rapports sont exportables (CSV ou PDF) et exploitables pour vos reportings financiers ou RSE.
Voyages C. Mathez : une solution complète pour vos déplacements professionnels
Nous savons que chaque entreprise est unique. C’est pourquoi nous construisons avec vous une solution sur mesure, pensée pour :
- simplifier l’organisation des voyages,
- maîtriser les coûts,
- garantir la sécurité des collaborateurs,
- optimiser la politique déplacements.
Avec Voyages C. Mathez, vous bénéficiez :
- d’un outil de réservation tout-en-un,
- d’un accompagnement personnalisé,
- d’un service client 24/7,
- de rapports clairs et exploitables.
Contactez nos experts pour discuter de vos besoins et de votre stratégie déplacements.
Alimane Tandian