À première vue, les frais de déplacement semblent faciles à cerner : billets d’avion, hôtels, taxis, indemnités… Mais en réalité, une mauvaise gestion des voyages d’affaires peut engendrer des coûts invisibles bien plus importants. Ces « frais fantômes » pèsent sur le budget global, mais aussi sur l’efficacité des équipes, la conformité aux politiques internes et la qualité de vie des collaborateurs.
Dans cet article, nous explorons les principaux postes de dépenses indirectes liés à une politique voyage mal pilotée, et comment les anticiper pour optimiser durablement votre budget déplacements professionnels.
Réservations hors cadre
Lorsqu’une politique voyage est mal définie, peu communiquée ou simplement ignorée, les collaborateurs peuvent réserver par des canaux non contrôlés comme des plateformes grand public, des agences non référencées ou encore via des comparateurs en ligne. Ces pratiques de réservation hors cadre, appelées également leakage, empêchent l’entreprise de bénéficier des conditions négociées et des tarifs préférentiels. En parallèle, elles compliquent considérablement le suivi comptable, rendent la récupération de la TVA plus difficile, et dispersent les justificatifs. Cela a un effet multiplicateur sur les coûts : au lieu d’économiser, l’entreprise se retrouve à surpayer sans visibilité claire sur ses dépenses. Le manque de centralisation nuit également à la qualité du reporting, qui devient parcellaire et imprécis, empêchant toute analyse stratégique efficace.
Expérience collaborateur
Quand l’organisation des voyages est laissée à la charge exclusive des salariés, sans accompagnement ni cadre clair, cela génère de la confusion, du stress et des pertes de temps significatives. Un collaborateur mal informé passera davantage de temps à chercher ses options, à réserver ou à gérer les aléas du déplacement. Si l’hôtel est mal situé, le vol mal coordonné ou l'assistance inexistante, les conséquences peuvent impacter directement la réussite de la mission. Cette détérioration de l’expérience utilisateur se traduit aussi en coûts indirects : surcharge mentale, perte de productivité, absentéisme voire démotivation. À long terme, cela peut aussi affecter l’image interne de l’entreprise, notamment chez les profils nomades ou cadres souvent sollicités pour se déplacer. Une expérience voyageur mal encadrée devient un point de friction RH sous-estimé.
Risques juridiques
Le devoir de protection (ou "duty of care") impose à l’entreprise d’assurer la sécurité de ses salariés, y compris lors de leurs déplacements professionnels. Si cette obligation n’est pas correctement prise en compte dans la politique travel, les risques deviennent élevés : absence de géolocalisation, défaut d’information sur les zones à risque, manque de couverture d’assurance, etc. Un incident survenant dans ce contexte – retard majeur, accident, crise géopolitique – peut non seulement désorganiser l’activité, mais surtout exposer l’entreprise à des responsabilités juridiques, des sanctions voire une atteinte à sa réputation. En négligeant cette dimension réglementaire, une société prend le risque d’amplifier les coûts – humains, financiers et légaux – en cas de crise.
Manque de visibilité
Sans système de reporting clair ni outil de suivi structuré, les équipes en charge des achats, des finances ou de la direction générale sont dans l’incapacité d’évaluer précisément les dépenses liées aux déplacements. Cette opacité empêche toute stratégie d’optimisation, car les données sont fragmentées, incomplètes ou obsolètes. Résultat : il devient difficile de renégocier les contrats fournisseurs, de détecter les postes les plus coûteux ou de prévoir les budgets avec justesse. Cette absence de pilotage stratégique compromet l’efficience des décisions liées au travel management, et entraîne souvent des choix non éclairés. À terme, elle mine aussi la capacité de l’entreprise à rationaliser ses dépenses et à engager des plans de progrès sur ses processus.
Sous-utilisation des outils
Investir dans une plateforme de réservation ou un outil de gestion des notes de frais ne garantit pas à lui seul une optimisation des coûts. Sans stratégie d’accompagnement, ni formation des utilisateurs, ces outils restent sous-exploités. Les collaborateurs contournent les interfaces, conservent leurs habitudes de réservation directe ou utilisent l’outil sans en comprendre les fonctionnalités clés. Cela engendre une perte de valeur considérable. En parallèle, les outils mal paramétrés ou non adaptés à l'organisation provoquent des erreurs de saisie, des flux de validation incohérents ou des doublons. Le ROI attendu n’est jamais atteint, et l’entreprise continue de payer un abonnement qui ne couvre ni ses besoins réels ni ses objectifs initiaux.
Conclusion
Réduire les frais de déplacements ne passe pas uniquement par la négociation de tarifs ou la digitalisation des processus. Une politique voyage mal gérée engendre de nombreux coûts cachés : réservations hors cadre, mauvaise expérience collaborateur, risques juridiques, perte de contrôle budgétaire, outils sous-exploités…
Pour identifier ces points de friction, un audit global du dispositif travel est souvent nécessaire. Il permet de révéler les zones d’inefficacité, de sécuriser les process et d’optimiser les dépenses sur le long terme.
Chez Voyages C. Mathez, nous accompagnons les entreprises dans cette démarche pour transformer la gestion des déplacements en un véritable levier de performance durable.
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Alimane Tandian.