Dans un contexte où la gestion des déplacements professionnels représente un levier stratégique pour les entreprises, les acheteurs et responsables des achats recherchent des solutions leur permettant d’optimiser les coûts, d’améliorer les processus et de garantir un service de qualité aux collaborateurs.
Collaborer avec une agence de voyages d’affaires apporte des bénéfices tangibles, alliant économies, fluidité des processus et accompagnement stratégique.
1. Une optimisation des dépenses maîtrisée
L’un des principaux objectifs des acheteurs est de réduire les coûts liés aux déplacements, tout en garantissant une expérience satisfaisante pour les collaborateurs. Grâce à ses partenariats avec les compagnies aériennes, ferroviaires, hôtelières et de location de véhicules, une agence spécialisée permet d’accéder à des tarifs négociés difficilement accessibles en direct.
L’accès à des outils de reporting avancés offre une vision consolidée des dépenses, permettant d’identifier les leviers d’économies et d’ajuster la politique voyage.
Ces pratiques sont d’ailleurs recommandées par des références du secteur, comme le souligne l’AFTM dans ses guides sur la maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels.
2. Une amélioration de l’efficacité des processus financiers
La gestion des voyages d’affaires ne se limite pas à la réservation : elle implique aussi un suivi administratif rigoureux. Une agence de voyages permet de digitaliser et automatiser l’ensemble du processus, de la réservation à la facturation.
Grâce à un outil en ligne centralisé, les réservations sont plus rapides, conformes aux règles internes et plus simples à suivre. La mise en place d’un système de carte logée supprime les avances de frais, facilite les rapprochements comptables et réduit les erreurs de saisie.
En intégrant des workflows de validation personnalisés (selon les niveaux hiérarchiques ou plafonds budgétaires), l’entreprise garantit un processus achat structuré, conforme et fluide.
3. Une augmentation de la productivité des employés
Un collaborateur qui passe trop de temps à gérer ses déplacements (recherche des meilleures options, gestion des imprévus, suivi des remboursements) voit sa productivité impactée.
Avec une agence de voyages, les employés bénéficient de :
- Un accès rapide aux meilleures offres via un outil de réservation intuitif et performant.
- Une assistance 24/7 pour gérer les modifications, annulations ou incidents en temps réel.
- Un accompagnement dans l’organisation des déplacements pour réduire le stress et améliorer le confort des voyageurs.
En déchargeant les collaborateurs des tâches chronophages liées aux voyages, ils peuvent se concentrer pleinement sur leurs missions principales.
4. Une solution adoptée par les collaborateurs
Une politique voyage, même bien construite, est inutile si elle n’est pas suivie. Pour qu’elle soit efficace, il faut qu’elle soit adoptée par les collaborateurs.
Cela passe d’abord par un outil de réservation intuitif, accessible aussi bien sur desktop que sur mobile, avec une interface claire et agréable.
Nos solutions de réservation en ligne répondent à ces attentes tout en intégrant les contraintes internes.
L’intégration des cartes de fidélité et abonnements permet de respecter les préférences individuelles, renforçant ainsi l’adhésion au dispositif. Une politique voyage intégrée dans l’outil oriente automatiquement les choix, sans frustration pour l’utilisateur.
Faites de votre politique voyage un levier de performance
Acheteurs, optimiser la gestion des voyages professionnels ne signifie pas seulement réduire les coûts : il s'agit aussi d'améliorer l’efficacité des processus et d’offrir aux collaborateurs une solution à la fois économique et intuitive.
Chez Voyages C. Mathez, nous accompagnons les acheteurs et décideurs dans la mise en place de solutions sur mesure, conçues pour répondre à vos objectifs économiques, opérationnels et humains.
Alimane Tandian