Gérer efficacement les déplacements professionnels ne se limite plus à réserver des billets d’avion ou des hôtels. Dans un contexte où les entreprises cherchent à optimiser leurs coûts, améliorer le bien-être de leurs collaborateurs et renforcer leur engagement RSE, le travel management devient un véritable levier stratégique.
Pour transformer les voyages d’affaires en avantage compétitif, il est essentiel de s’appuyer sur des données fiables. Et c’est là que les KPI (indicateurs clés de performance) entrent en jeu. Voici ceux que vous devez suivre de près pour piloter votre stratégie avec précision.
1. Le coût total des déplacements professionnels
C’est le pilier de tout suivi efficace. Cet indicateur permet de connaître la dépense globale engagée pour les voyages d’affaires sur une période donnée. On y inclut le transport (avion, train, voiture de location), l’hébergement, les repas, les frais de réservation, mais aussi les surcoûts liés aux annulations ou aux changements de dernière minute.
Suivre cet indicateur vous permet d’identifier les postes de dépenses les plus lourds et de détecter les dérives budgétaires. Par exemple, un coût moyen de transport maîtrisé peut cacher une hausse significative des frais d’annulation. Une vision globale et consolidée est donc indispensable pour prendre les bonnes décisions.
2. Le taux de conformité à la politique voyage
Avoir une politique voyage claire, c’est bien. Savoir si elle est réellement appliquée, c’est mieux. Ce KPI vous permet de mesurer la proportion de réservations respectant les règles internes : canal de réservation autorisé, budget plafonné, prestataires référencés, etc.
Un bon taux de conformité reflète une politique bien acceptée, bien communiquée, et alignée avec les besoins réels des collaborateurs. À l’inverse, un faible taux peut révéler des failles dans la communication, une rigidité excessive ou simplement une plateforme de réservation mal adaptée.
3. Le taux d’anticipation des réservations
C’est l’un des leviers les plus efficaces pour réduire les coûts sans compromettre la qualité. Ce KPI mesure le délai moyen entre la date de réservation et la date de départ. Plus les réservations sont faites tôt, plus les prix sont compétitifs.
Certaines entreprises économisent jusqu’à 30 % simplement en encourageant leurs équipes à réserver leurs déplacements au moins 15 ou 21 jours à l’avance. À l’inverse, une culture de la dernière minute se paie cher, parfois très cher.
4. Le taux de satisfaction des voyageurs
Trop souvent négligé, ce KPI reflète pourtant un enjeu essentiel : l’expérience collaborateur. Un voyage professionnel fluide et bien organisé favorise la productivité, le moral et la fidélité. À l’inverse, une expérience chaotique peut générer du stress, de la frustration et nuire à la motivation.
Mesurer la satisfaction peut se faire via des enquêtes post-voyage, des notes de satisfaction ou encore un NPS (Net Promoter Score). C’est aussi un bon moyen de détecter les irritants fréquents : hôtels mal notés, escales trop longues, complexité du processus de réservation...
5. L’empreinte carbone des déplacements
Dans un monde où la responsabilité environnementale devient un critère d’achat et de recrutement, suivre l’impact carbone des voyages est devenu incontournable. Ce KPI mesure les émissions de CO₂ générées par les déplacements selon le mode de transport, la distance parcourue et le nombre de voyageurs.
Il permet de fixer des objectifs clairs : privilégier le train pour les trajets courts, regrouper les missions, ou encore compenser les émissions. Certaines entreprises vont jusqu’à lier cet indicateur à des primes ou des critères de performance RSE.
6. Le coût moyen par voyage ou par collaborateur
Au-delà des dépenses globales, ce KPI affine votre lecture. Il vous permet de comparer les coûts entre services, types de missions, ou profils de collaborateurs. Une mission commerciale internationale n’a pas le même poids qu’un déplacement local pour une formation. C’est en comprenant ces écarts que vous pouvez ajuster vos budgets et affiner votre politique.
Suivre cet indicateur aide aussi à repérer des anomalies : un collaborateur qui dépasse systématiquement les plafonds, un département qui voyage au-delà de la moyenne, ou une destination qui explose les budgets.
7. Le taux de digitalisation du processus voyages
Aujourd’hui, une stratégie de travel management efficace passe par la technologie. Ce KPI mesure l’adoption des outils mis à disposition : plateforme de réservation en ligne (SBT), application mobile, outil de notes de frais dématérialisées, etc.
Un taux élevé traduit une bonne intégration des outils dans les habitudes de vos équipes. À l’inverse, un faible taux peut signaler des freins à lever (manque de formation, ergonomie peu intuitive, processus trop rigide...).
En résumé : les KPI indispensables à suivre
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KPI |
Objectif principal |
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Coût total des déplacements |
Suivre les dépenses globales |
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Taux de conformité |
Évaluer l’application de la politique |
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Taux d’anticipation |
Réduire les coûts via des réservations plus tôt |
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Satisfaction des voyageurs |
Améliorer l’expérience et le bien-être |
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Empreinte carbone |
Répondre aux enjeux RSE |
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Coût par voyageur |
Identifier les écarts et optimiser les budgets |
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Digitalisation |
Simplifier les processus et gagner en efficacité |
Aller plus loin : créer un tableau de bord de pilotage
Suivre ces KPI, c’est bien. Les centraliser dans un tableau de bord dynamique, c’est encore mieux. Avec un bon outil de reporting, vous pouvez croiser les données (coût par service + taux de conformité, par exemple), générer des alertes automatiques et surtout, piloter vos décisions de manière proactive.
Chez Voyages C Mathez, chaque client bénéficie d’un portail statistiques en temps réel, ainsi que d’un accompagnement personnalisé pour analyser ses KPI et optimiser sa stratégie de déplacements en fonction de ses objectifs.
En conclusion
Le suivi des KPI en travel management n’est pas une simple formalité. C’est un outil stratégique au service de la performance, du bien-être collaborateur et de la responsabilité environnementale. En choisissant les bons indicateurs, vous transformez la gestion des déplacements en levier d’optimisation globale.
Alimane Tandian